DispoCalc verwendet ein Konzept, bei welchem für Sie eigentlich sichtbare Objekte so gefiltert werden können, dass Sie exakt die Objekte sehen, welche Sie benötigen und nicht benötigte Objekte ausgeblendet werden. Beispielsweise arbeiten Sie im Vertrieb und betreuen nur einen Teilbereich Ihrer Kunden und deren zugehörige Angebote und Aufträge. Dann wäre es unter Umständen kontraproduktiv, wenn Sie immer eine komplette Bestandsliste aller Kundenkontakte in Listen sehen würden, sondern Sie wollen sich auf Ihre Kundenkontakte beschränken, um nicht den Überblick zu verlieren. Zu diesem Zweck verwendet DispoCalc das Konzept der eigenen, gefolgten und allen Elemente.

Was sind "eigene Elemente"?

Eigene Elemente sind diejenigen Objekte, bei denen Sie selbst als Sachbearbeiter oder Stellvertreter eingetragen sind. Diese Objekte "gehören" Ihnen und Sie sind für sie verantwortlich. Dies gilt für alle Objekte wie Personal, Bewerber, Kundenkontakte, Verkaufschancen, Angebote, Aufträge etc.

Aktivitäten wie zum Beispiel Termine, E-Mails oder Aufgaben, gelten dann als "eigene Elemente", wenn Sie als Benutzer in dieser Aktivität in irgendeiner Weise zugeordnet sind - sei es als Verantwortlicher der Aktivität, als Teilnehmer (etwa in Terminen) oder als zusätzlicher Ansprechpartner.

So gehen Sie vor, um ein Objekt zum eigenen Objekt zu machen:

Öffnen Sie das Objekt und wählen in der Menüleiste die Schaltfläche "Sachbearbeiter" oder "Stellvertreter" aus. Wählen Sie dann aus dem erscheinenden Dialogfeld sich selbst als Sachbearbeiter aus. Speichern Sie anschließend das Objekt. Nun ist dieses Objekt Ihr "eigenes Objekt".

Hinweis: Sie können auf dieselbe Art auch ein Objekt, welches bereits "Ihr Objekt" ist, an einen Ihrer Kollegen oder Kolleginnen übergeben. Wählen Sie hierzu aus dem Auswahldialogfeld einfach die Person aus, welche das Objekt nun als Sachbearbeiter erhalten soll.

Hinweis: Anhängig von den Rechteeinstellungen können Sie eventuell den Sachbearbeiter eines Objekts nicht ändern oder das Objekt nicht jedem beliebigen Benutzer als Sachbearbeiter zuweisen.

Was sind "gefolgte Elemente"?

Sie können beliebigen Objekten folgen. Wenn Sie einem Objekt folgen, dann signalisieren Sie dem System ihr besonderes Interesse an diesem Element. Sie können dann dieses Objekt und alle Aktivitäten dieses Objekts direkt sehen, ohne dass sie selbst in den Aktivitäten des Objekts enthalten sein müssen.

Sie können auch ganzen Bereichen folgen. Als Mitglied des Vertriebsteams werden Sie wahrscheinlich dem Bereich "CRM und Vertrieb" folgen. In diesem Fall sehen Sie alle Aktivitäten aller Objekte des Vertriebsbereichs (also zum Beispiel alle Termine und Aufgaben der Kundenkontakte, Angebote und Aufträge), auch wenn Sie als Benutzer nicht explizit der Aktivität zugeordnet sind.

So gehen Sie vor, um einem Objekt zu folgen:

Öffnen Sie das Objekt und klicken im Menüband auf die Schaltfläche mit dem roten Fähnchen. Im sich öffnenden Menü wählen Sie den Befehl "Diesem Objekt folgen" aus. Auf dieselbe Art können Sie das Folgen eines Objektes auch einfach beenden, indem Sie diesen Menübefehl deaktivieren. Sie haben auch bereits direkt in Objektlisten die Möglichkeit, einzelnen Objekten zu folgen. Hierzu haben diese Listen eine Spalte, welche mit einem Stern betitelt ist (wenn bei Ihnen in Ihrer Wunschliste diese Spalte nicht angezeigt wird, müssen Sie Ihre Listeneinstellungen anpassen und die Spalte hinzufügen).Klicken Sie direkt in der Liste in einer Zeile mit einem Element, dem Sie folgen wollen, auf diese Spalte. Ein erscheinender gelber Stern zeigt Ihnen an, dass Sie nun diesem Element folgen. Ein neuerlicher Klick entfernt den Stern und das Folgen wieder.

Hinweis: Objekte, denen Sie als Sachbearbeiter oder Stellvertreter zugewiesen sind ("eigene Elemente"), folgen Sie automatisch. Dies wird durch einen grauen Stern in der Folge-Spalte in Listen dargestellt.

Hinweis: Anhängig von den Rechteeinstellungen können Sie eventuell den Folgestatus für einzelne Elemente nicht setzen.

So gehen Sie vor, um einem ganzen Bereich zu folgen:

Wenden Sie sich mit Ihrem Anliegen an Ihren Anwendungsadministrator. Er kann diese Einstellung für Sie durchführen.

Filtern der Ansicht zwischen allen, eigenen und gefolgten Elementen

Die meisten Listen bieten direkt im Menüband folgende Filterschaltfläche in der Gruppe "Sichtbarkeit" an, mit deren Hilfe Sie entscheiden können, welche Sicht die Liste für Sie haben soll.

Mit Hilfe dieser Schaltfläche können Sie folgende drei Anzeigemodi auswählen:

  • Zeige alle Elemente an. Dies ist die Standardansicht. Es werden alle Elemente angezeigt
  • Zeige Elemente an, denen ich folge. Es werden alle Elemente, denen Sie folgen, angezeigt. Auch Ihre "eigenen Elemente" sind hier dabei, denn diesen folgen Sie ja automatisch
  • Zeige meine Elemente an. Es werden nur die Elemente angezeigt, bei denen Sie als Sachbearbeiter oder Stellvertreter eingetragen sind.

Wichtig: Die Ansichten zur Filterung eigener, gefolgter oder aller Elemente beeinflussen nicht die Rechtefilterung. Auch in der Ansicht "alle Elemente" werden Sie nur diejenigen Elemente sehen, auf die Sie entsprechend berechtigt sind.