Aktivitäten

DispoCalc verwendet das Konzept der Aktivitäten, um bestimmte Elemente und Aufzeichnungen der von Ihnen bearbeiteten Workflows chronologisch nachvollziehbar zu speichern und mit einzelnen Stammdaten zu verbinden. Aktivitäten sind einzelne Datensätze, die sich auf Objekte beziehen und diese um Workflow-Informationen erweitern.

Verfügbare Aktivitäts-Typen

Termine
In einem Kalender gespeicherte Termine können sich auf Objekte beziehen (etwa, um Projektgespräche oder Personalgespräche direkt dem jeweiligen Projekt oder Personalstammdatensatz zuzuordnen). Sie können über einen Verantwortlichen und - für Besprechungen - über mehrere Teilnehmer verfügen. Sie verfügen über eine Start- und Endzeit und können mithilfe eines Betreffs und eines Freitextes detailliert beschrieben werden. Termine werden für alle beteiligten Personen im Dashboard in der Wiedervorlage angezeigt, wenn sie fällig werden oder sind und werden ebenfalls im allgemeinen Unternehmenskalender und in den Kalendern der Objekte, auf die sie sich beziehen, angezeigt.
Hinweis: Termine können mit dem Dienst DispoSync mit Ihrem Microsoft Exchange-Postfach oder Ihrem Outlook-Postfach synchronisiert werden.
Hinweis: Termine, die sich auf Objekte beziehen, auf welche Sie rechtebasiert keinen Zugriff haben, sind für Sie ebenfalls nicht sichtbar, es sei denn, Sie sind einer der Teilnehmer des Termins. Ein Termin ohne Bezug auf ein Objekt, in dem nur Sie selbst als Verantwortlich eingetragen sind, ist ein persönlicher Termin für Sie und kann von keinem anderen Benutzer von DispoCalc eingesehen werden.
Hinweis: Termine werden standardmäßig aus dem Dashboard wieder entfernt, sobald sie vergangen sind. Wenn Sie möchten, dass ein Termin auch nach Ablauf seiner Zeit im Dashboard stehen bleibt, aktivieren Sie im Terminfenster die Option "Wiedervorlage ab Aktivitätsdatum" im Menüband. Dann bleibt auch ein abgelaufener Termin solange im Dashboard stehen, bis die Option "Aktivität ist abgeschlossen" angehakt wird.
Aufgaben
Aufgaben können sich auf Objekte beziehen (etwa, um bestimmte Aufgaben für die Vorbereitung eines Projekts direkt dem jeweiligen Projekt zuzuordnen). Sie können über einen Verantwortlichen verfügen. Sie verfügen ebenso wie Termine über ein Start- und ein Fälligkeitsdatum und können mithilfe eines Betreffs und eines Freitextes detailliert beschrieben werden. Aufgaben werden für alle beteiligten Personen im Dashboard in der Wiedervorlage angezeigt, wenn sie beginnen. Bei Fälligkeit oder Überfälligkeit bleiben Aufgaben im Dashboard stehen und werden rot dargestellt. Wenn Sie eine Aufgabe über die Option "Aktivität ist abgeschlossen" im Menüband des Aufgabenfensters als erledigt kennzeichnen, wird sie aus dem Dashboard entfernt.
Hinweis: Aufgaben können mit dem Dienst DispoSync mit Ihrem Microsoft Exchange-Postfach oder Ihrem Outlook-Postfach synchronisiert werden.
Hinweis: Aufgaben, die sich auf Objekte beziehen, auf welche Sie rechtebasiert keinen Zugriff haben, sind für Sie ebenfalls nicht sichtbar, es sei denn, Sie sind einer der Verantwortlichen der Aufgabe.
Notizen
Notizen sind in der Regel stets auf ein Objekt bezogen. Sie können über einen Verantwortlichen (in der Regel den Ersteller der Notiz) sowie über einen Betreff und ein Freitextfeld für die eigentliche Notiz verfügen.
Telefongespräche
Mit der Telefongespräche-Aktivität können Sie aus- oder eingehende Telefonate erfassen und Telefongesprächsnotizen speichern, die direkt dem jeweiligen Objekt zugeordnet sind.
E-Mails
Ausgehende und auch eingehende E-Mails können in DispoCalc über Aktivitäten nachverfolgt werden. Hierbei stellt die E-Mail-Aktivität bereits eine vollständige Mail dar, mit Betreff, HTML-Textfeld, Anlagen, Empfänger- und Absender-Informationen. Daher verfügt DispoCalc auch über einen Messaging-Bereich mit vollständigem Postausgang und Ordnern für Mails im Entwurfs-Status und gesendete Mail. E-Mails können direkt in DispoCalc erzeugt werden, zu den aus z.B. Microsoft Outlook bekannten Funktionen können sich E-Mails auf beliebige Objekte in der Anwendung beziehen und E-Mails werden nicht nur im Postausgang oder in den gesendeten Elementen, sondern als Aktivität zusätzlich an allen relevanten Stellen angezeigt, wo sie benötigt werden.
Hinweis: Um E-Mails vollständig nutzen zu können, muss DispoCalc mit einem Microsoft Exchange-Server verbunden sein.
Hinweis: Für bestimmte Workflows (z.B. Bewerbereingang) sind ggf. Posteingangs-Ordner konfiguriert, mit denen eingehende Mails direkt in der Anwendung verfügbar gemacht werden können.
Faxnachrichten
Ähnlich wie E-Mails können auch Faxnachrichten direkt aus DispoCalc erstellt und als Aktivität nachverfolgt werden.
Hinweis: Um Faxnachrichten aus der Anwendung erzeugen zu können, muss ein Connector zu einer Faxserver-Lösung konfiguriert sein.
SMS-Nachrichten
Ähnlich wie E-Mails können auch SMS-Nachrichten direkt aus DispoCalc erzeugt und als Aktivität nachverfolgt werden. Hierdurch kann z.B. die schnelle Benachrichtigung von Personal über Einsatzänderungen realisiert werden.
Hinweis:DispoCalc unterstützt den Versand von SMS sowohl über diverse webbasierte SMS-Dienste als auch über lokale im Netzwerk vorhandene SMS-Gateways (solange diese den erweiterten AT-Befehlssatz beherrschen). Fragen Sie im Zweifel Ihren Anwendungsadministrator nach dieser Funktion.
Soziale Nachrichten
Soziale Nachrichten sind Kurzinformationen, die von den Benutzern von DispoCalc, aber auch von der Anwendung selbst, geschrieben werden und in sozialen Anzeigen dargestellt werden. Sie beinhalten in der Regel die schnelle Kommunikation zu interessanten Ereignissen in den jeweiligen Teams, welche DispoCalc nutzen. DispoCalc selbst veröffentlicht auch hin und wieder interessante soziale Nachrichten, etwa, um die Benutzer darüber zu informieren, dass ein Lead zu einem Kunden entwickelt wurde oder ein interessanter Bewerber als Kandidat verfügbar ist.Soziale Nachrichtenfeeds passen sich dem jeweiligen Kontext an, so zeigt zum Beispiel ein sozialer Feed für einen Kundenkontakt nur Ereignisse und Nachrichten an, die zu diesem Kundenkontakt gehören.
Rundschreiben
Rundsdchreiben können an andere Benutzer von DispoCalc gerichtet werden. Sie enthalten (ähnlich einer E-Mail) einen Titel und von Ihnen erstellten Text und werden allen Empfängern als Wiedervorlage-Element angezeigt. Die Empfänger können Rundschreiben nach Lesen bestätigen. Der Autor des Rundschreibens kann die Bestätigungen nachverfolgen und so sicherstellen, dass alle Empfänger das Rundschreiben auch gelesen haben. Rundschreiben können sich auch auf Objekte beziehen.
Ankündigungen
Ankündigungen sind Nachrichten, die alle Benutzer von DispoCalc bis zum von dem Ersteller der Ankündigung festgelegten Ablaufdatum einsehen können. Ankündigungen werden in der Wiedervorlageliste oder in einem separaten Dashboard-Widget angezeigt.

Sichtbarkeit von Aktivitäten

Aktivitäten verfügen über ein Rechtemodell, dass automatisch dafür sorgt, dass Benutzer nur die Aktivitäten sehen, auf die sie berechtigt sind. Kein Benutzer muss sich Gedanken darüber machen, welche Rechte eine Aktivität bekommen soll, wenn diese in einem bestimmten Kontext erzeugt wird. Grundsätzlich kann hierbei von folgenden Prinzipien ausgegangen werden:

Eine Aktivität ist für einen Benutzer sichtbar, wenn der Benutzer der Aktivität zugewiesen ist. Er kann entweder als Besitzer/Absender der Aktivität oder im Falle von Terminen beispielsweise auch als Teilnehmer der Aktivität eingetragen sein.
Eine Aktivität ist für einen Benutzer auch sichtbar, wenn die Aktivität sich auf ein Objekt bezieht, auf das der Benutzer von DispoCalc Zugriff hat. So ist zum Beispiel ein Termin für einen Mitarbeiter dann für einen Benutzer von DispoCalc sichtbar, wenn dieser auf die Mitarbeiterverwaltung Zugriff hat, auch wenn der Benutzer selbst nicht in der Aktivität eingetragen ist.

Hinweis: Benutzer können die Art, welche Aktivitäten sie sehen, weiter beeinflussen. So können Benutzer in verschiedenen Ansichten (z.B. in Listen) auswählen, ob sie nur eigene Elemente, gefolgte Elemente oder alle Elemente sehen möchten. Dasselbe gilt für Aktivitätslisten, deren Ansicht ein Benutzer durch derartige Einstellungen individuell filtern kann.

Wichtig! Das Filtern von Elementen, etwa die Beschränkung der Anzeige auf "eigene Elemente" (welches diejenigen Elemente sind, bei denen Sie als Sachbearbeiter eingetragen sind), beeinflusst nicht die grundlegenden Rechte, die Sie als Benutzer haben.