Die Artikelverwaltung ermöglicht die Anlage und Pflege von Waren- und Leistungsgruppen, Artikeln, Artikelkatalogen und Lagern.

Was sind Warengruppen und Leistungsgruppen?

Waren- und Leistungsgruppen fassen Artikel eines Typs oder einer Kategorie zusammen und geben für diese Artikel die Art der Buchung (Steuersatz, Buchungskonten) an, wenn Artikel ein- oder verkauft werden. Warengruppen lassen sich hierarchisch anordnen, so kann zum Beispiel eine Warengruppe "Hardware" erzeugt werden, welche als Unterwarengruppen verschiedene Gerätetypen beinhaltet, während die Warengruppe "Software" als Unterwarengruppen mehrere verschiedene Software-Hersteller beinhaltet.

Was sind Artikel?

Die Artikelverwaltung in DispoCalc unterscheidet mehrer verschiedene Artikeltypen, die als Artikelpositionen angelegt und in Aufträgen, Ausgangs- und Eingangsrechnungen verwendet werden können:


  • Stammartikel - dies sind gewöhnliche Handelswaren, die in der Regel als Lagerware mit einem Lagerbestand geführt werden und ein- sowie verkauft werden können.
  • Personalleistung - dies sind Leistungsartikel, die in Aufträgen/Projekten verwendet werden können und die gemäß der durch die Leistungserfassung erfassten Leistungsdaten abgerechnet werden. Personalleistungen können aber auch "eingekauft" werden - etwa, wenn eine Fremdleistung bei einem personallieferanten bestellt wird.
  • Pauschalleistung - dies sind leistungsartikel, die in Aufträgen/Projekten verwendet werden können und die gemäß der im Auftrag pauschal angegebenen Menge abgerechnet werden. Für diese Artikel kann also keine Leistungserfassung während der Laufzeit eines Auftrags/Projektes erfolgen. Pauschalleistungen können aber auch "eingekauft" werden - etwa, wenn eine Fremdleistung bei einem personallieferanten bestellt wird.
  • Werkteile/Artikel im Kundenbesitz - dies sind Artikel, die einem Kunden gehören und die im Rahmen einer bestellten Dienstleistung eingehend und ausgehend geliefert werden. Obwohl für diese Artikel ein Lagerbestand geführt wird, sind diese Artikel keine echte Lagerware und werden bei einer Rechnungsstellung auch nicht als "Verkauf" berechnet. Vielmehr werden - wenn diese Werkteile berechnet werden - Stückpreise für Leistungen an den Werkartikeln in Rechnung gestellt.


Alle diese Artikeltypen können in DispoCalc erstellt und Waren- bzw. Leistungsgruppen zugeordnet werden. Die Waren-/Leistungsgruppe bestimmt dann die Steuersätze und ggf. die Buchungskonten, die bei Ein- oder Verkauf der Artikel verwendet werden sollen. Artikel werden bei der Erstellung und Verbuchung von Eingangs- und Ausgangsrechnungen oder Eingangs- und Ausgangslieferscheinen in oder aus ihrem entsprechenden Lager gebucht (sofern es sich um Stammartikel oder Werkteile mit Bestandsführung handelt). Derartige Artikel führen alle Buchungen und damit Warenbewegungen in einem Lagerjournal.

Was sind Artikelkataloge?

Artikelkataloge können verwendet werden, um für verschiedene Kundengruppen oder einzelne Kunden vom Standard abweichende Preise für einzelne oder alle Verkaufsartikel festzulegen. Es gibt drei Typen von Katalogen:


  • Der Basiskatalog - dieser Katalog ist immer vorhanden und kann nicht bearbeitet werden. Er beinhaltet alle Artikel mit ihren jeweils festgelegten Basispreisen. Wenn Sie einen Artikelordner in der Artikelverwaltung betrachten, dann sehen Sie stets die Basispreise der Artikel und damit den Basiskatalog. Während der Auswahl von Artikeln in Aufträge/Projekte können - selbst wenn spezifische Kundenpreise über einen Kundenkatalog vorliegen - jederzeit die Basispreise aller Artikel wieder angezeigt werden.
  • Globale Kataloge  - dies sind von Ihnen erstellbare (entsprechende Rechte vorausgesetzt) und nutzbare Artikelkataloge, welche abweichende Preise für bestimmte Kriterien global hinterlegen. So kann ein globaler Katalog "Preisliste A-Kunden" etwa als Kriterium die Einstufung eines Kunden als A-Kunde besitzen und spezielle Preise festlegen. Dieser Katalog wird dann bei Auswahl von Artikeln für eine Auftrag eines A-Kunden bevorzugt verwendet und zeigt dessen Preise statt der Basispreise an, sofern ein Artikel in diesem Katalog überschriebene Preise enthält. Neben dem Kriterium der Einstufung können auch andere Kriterien, etwa die Konzernzugehörigkeit oder das Land des Kunden in einem globalen Katalog verwendet werden. Für globale Kataloge können datumsbasierte Gültigkeiten angegeben werden. Globale Kataloge werden standardmäßig in dem Ordner Kataloge angezeigt.
  • Kundenkataloge - dies sind von Ihnen innerhalb eines Kundenkontakts erstellbare (mit den entsprechenden Rechten) und nutzbare Artikekataloge, welche abweichende Preise für diesen speziellen Kunden hinterlegen. So kann ein Kundenkatalog etwa spezielle Preise festlegen, die dann bei der Auwahl von Artikeln für einen Auftrag dieses Kunden bevorzugt angezeigt werden. Auch Kundenkataloge können begrenzte datumsbasierte Gültigkeit haben. Kundenkataloge werden auf der Detailseite Preiskataloge des jeweiligen Kundenobjektfensters angezeigt.


Hinweis: Anders als in anderen Systemen mit Artikelkatalog-Verarbeitung verwendet DispoCalc ein vererbendes System für Artikelpreise. Dies bedeutet, dass Artikel in neue Kataloge nicht manuell eingefügt werden müssen. Vielmehr sind in jedem Katalog alle anzeigbaren Artikel sichtbar, die angezeigten Preise stammen aus vorher anzuwendenden Katalogen. Beispielsweise enthält ein neuer Kundenkatalog alle Artikel und zeigt diese mit den Basispreisen oder einem ggf. vorher wirkenden "globalen Katalog für A-Kunden" (falls der Kunde ein A-Kunde ist) an. Während der Bearbeitung eines Katalogs können einzelne Artikel dann mit angepassten Preisen versehen werden.

In jeder Katalogauswahl kann der Benutzer über das Katalog-Auswahlelement wählen, welche Preise von welcher Ebene er sehen möchte - wie hier anhand eines Katalog-Auswahlelements für einen Kundenkatalog zu sehen:

Der Benutzer kann in diesem Beispiel durch einfachen Klick auf "Basiskatalog" oder auf "Preisübersicht Deutschland B und C-Kunden" die Ansicht der Preise auf die angegebenen Kataloge beschränken. Durch Klick auf "Kundenkatalog" kann der Benutzer dann einfach wieder zu den bisher erfassten Kundenpreisen zurückkehren.


Vorteil dieser Darstellung ist, dass jederzeit jeder Artikel ausgewählt werden kann, das System aber stets den bestmöglichen Katalog und dessen preis anzeigt. Jederzeit kann der Benutzer aber einen anderen Katalog (bis hin zu den Basispreisen) auswählen, um dessen Preise für den Artikel zu verwenden.


Hinweis: Wenn in einer Warengruppe die Option "Artikel ohne Preis in Artikelliste ausblenden" gesetzt ist, werden Artikel, die keinen Preis haben, in einer Katalogansicht grundsätzlich nicht angezeigt. Geben Sie den Artikeln, die in solchen mit dieser Option versehenen Warengruppen enthalten sind, daher immer einen von Null verschiedenen Preis, damit diese in Katalogansichten dargestellt werden und mit einem passenden Preis überschreibbar sind.

Was sind Lager?

Artikel können bei Ein- und Ausbuchungen in Lager gebucht werden. Lager werden dabei mit Name, Typ (Hochregallager, Tanklager etc.), Adresse und ggf. mehreren internen Lagerstandorten (z.B. Regalplätze) angegeben.