Die Detailseite Ausgangsrechnung enthält alle wichtigen Rechnungskopf-Informationen und ermöglicht, im Rahmen einer Workflow-Verarbeitung Belege zu erstellen, die Rechnung zu drucken oder zu versenden, zu buchen, zu stornieren oder in eine Rechnungskorrektur weiterzuführen.

Allgemeine Rechnungskopfdaten

  • Rechnungsnummer: Die Nummer der Rechnung. Solange eine durch die Abrechnung erstellte Rechnung nicht gebucht oder ein Beleg für sie erzeugt wurde, ist diese Nummer nicht gesetzt. In diesem Zustand kann die Rechnung (auch die Rechnungspositionen) noch bearbeitet werden. Erst während der Belegerstellung und/oder Buchung erhält die rechnung eine eindeutige Rechnungsnummer aus dem gewählten Nummernkreis und kann danach dann nicht mehr verändert werden.
  • Rechnungsempfänger: Der Kunde/die Rechnungsstelle, an den diese Rechnung verschickt wird (Debitor).
  • Rechnungsdatum:; Das Rechnungsdatum der Rechnung.
  • Buchungsdatum: Das Buchungsdatum der Rechnung. Dieses ist in der Regel gleich dem Rechnungsdatum, kann in Einzelfällen (beispielsweise zur direkten periodenfrmeden Buchung/Abgrenzung)aber abweichen.
  • Liefer-/Leistungszeitraum: Der Zeitraum der Erbringung der Leistungen bzw. der Lieferung der Waren. Wenn das erste Datum nicht angegeben ist, handelt es sich um einen Liefer-/Leistungszeitpunkt. Diese Angabe wird meist auf den Rechnungsformularen ausgegeben, um steuerliche Zuordenbarkeit der berechneten Leistungen und Lieferungen zu ermöglichen.
  • Ansprechpartner für Rückfragen: zeigt den Ansprechpartner an, der im Kunden/in der Rechnungsstelle als Rechnungs-Ansprechpartner hinterlegt wurde.

Fälligkeit

Zeigt die Fälligkeit der Rechnung und die Mahnstufe an. Diese Angaben (Fälligkeitsdatum, Tage bis Fälligkeit und Mahnstufe) stammen aus den Zahlungsbedingungen der Rechnung bzw. dem Mahnstatus und können hier nicht geändert werden.

Zahlungsbedingungen

Gibt die Zahlungsbedingungen der Rechnung an, wie sie in den Rechnungserstellungs-Optionen des Kontaktes des Kunden/der Rechnungsstelle hinterlegt sind. Diese Angaben können hier aber geändert werden, solange die Rechnung noch nicht als Beleg erstellt oder verbucht wurde.

Rechnungssaldo

Zeigt den Gesamtsaldo der Rechnung nach Mehrwertsteuersätzen gesplittet an. Ebenso wird der Betrag angezeigt, der bereits beglichen wurde und der noch offene Restbetrag der Rechnung.

Rechnungsverarbeitung

Ermöglicht die workflowbasierte Verarbeitung der Rechnung. Der Workflow folgt der Reihenfolge "Beleg erzeugen" - "Versenden" - "Buchen" und dann anschließend ggf. "Stornieren" oder "Rechnungskorrektur". Welche Stufen des Workflows bereits bearbeitet wurden, wird in der Anzeige der Rechnungsverarbeitung mit Symbolen für einen schenllen Überblick dargestellt.


Beleg erzeugen
Diese Funktion erzeugt Rechnungsbelege. Es stehen abhängig von Ihrer Konfiguration die folgenden Belegarten zur Verfügung:

  • Vorschau: Erzeugt eine Rechnungsvorschau. Für diesen Beleg wird keine Rechnungsnummer generiert und die Rechnung wird nicht als unveränderbar gespeichert
  • Pro-Forma-Rechnung: Erzeugt einen Beleg für eine Pro-Forma-Rechnung. Für diesen Beleg wird eine Rechnungsnummer generiert und die Rechnung wird als unveränderbar gespeichert
  • Rechnungsbeleg: Erzeugt einen echten Rechnungsbeleg. Für diesen Beleg wird eine Rechnungsnummer generiert und die Rechnung wird als unveränderbar gespeichert
  • Rechnungskopie: Erzeugt einen Rechnungskopiebeleg. Dieser Beleg kann erst erstellt werden, wenn ein Rechnungsbeleg oder eine Pro-Forma Rechnung erstellt wurde

     
Belege werden als PDF-Dokument erzeugt. Nach Erstellung eines Belegs wird ein Workflow-Fenster angezeigt, in dem Sie auswählen können, ob der Beleg direkt geöffnet, gedruckt oder per Mail versendet werden soll. Bis auf Vorschau-Belege werden die Belege dann unveränderbar in der Beleghistorie journaliert abgelegt.


Versenden
Diese Funktion ermöglicht den Versand der Rechnung per Mail (falls für den Rechnungsempfänger eine Rechnungs-E-Mail-Adresse angegeben wurde) oder per Post (durch Ausdruck des Rechnungsbeleges). Um diese Funktion auszuführen, muss zunächst ein Beleg erstellt worden sein.


Buchen
Diese Funktion bucht die Rechnung in die Buchhaltung. Sie ist nur ausführbar, wenn das DispoCalc Buchhaltungsmodul lizensiert und aktiviert worden ist. Bei der Buchung der Rechnung werden automatisch alle für die entsprechenden Positionen notwendigen Konten bebucht. Weitere Informationen zur Konfiguration von Konten und Steuersätzen erhalten Sie in den folgenden Kapiteln:


Hinweis: Falls in Ihrem System eine Schnittstelle zur Übertragung der Buchungsdaten in eine externe Hauptbuchhaltung aktiviert ist, wird die Rechnung während des Buchungsvorgangs auch an das externme System gesendet.


Stornieren
Erstellt einen Rechnungsstorno für diese Rechnung und markiert diese Rechnung anschließend als storniert. Der Rechnungsstorno kann wie die ursprüngliche Rechnung auch geöffnet, als Beleg erstellt, versendet und gebucht werden. Wenn ein Rechnungsstorno erstellt wird, wird der Umsatz der ursprünglichen Rechnung zurückgesetzt und aus der OPOS-Liste entfernt. Ebenso wird nach der Buchung des Storno der Umsatz der ursprünglichen Rechnung auch in der Buchhaltung zurückgesetzt.


Rechnungskorrektur
Erstellt eine Rechnunskorrektur, die die Positionen der ursprünglichen Rechnung enthält. Diese können Sie dann bis auf die zu korrigierenden Positionen entfernen und die Rechnungskorrektur dann als beleg erstellen, versenden und ggf. buchen. Eine Rechnungskorrektur ändert selbstverständlich auch den Gesamtsaldo des Kunden in den OPOS-Listen und in der Buchhaltung, sofern sie verbucht wurde.