DispoCalc erlaubt die automatisierte Erstellung von Microsoft Word-Dokumenten für zahlreiche Objekte und in verschiedenen Bereichen. Hierbei verwendet DispoCalc Word-Vorlagen, welche von Ihnen in der Dokumentvorlagenbibliothek verwaltet werden können.

Grundlagen der Dokumentenerstellung mit DispoCalc

Dokumente werden aus DispoCalc heraus auf Basis vorhandener Dokumentvorlagen erstellt. Bei diesen Vorlagen handelt es sich um Word-Dokumente, in denen - ähnlich einem Serienbrief - Seriendruckfelder eingefügt werden können. Bei der Erstellung eines entsprechenden Dokuments ersetzt DispoCalc dann kontextbasiert die Seriendruckfelder durch die gewünschten Inhalte und erzeugt so Dokumente, die anschließend gespeichert werden und selbstverständlich auch in Microsoft Word weiterbearbeitet werden können. Neben herkömmlichen Seriendruckfeldern, mit denen einzelne Inhalte ersetzt werden, unterstützt DispoCalc auch sogenannte Blockfelder, mit denen ganze Abschnitte eines Dokuments kontextabhängig ein- und ausgeblendet werden können.


Beispiel: In einem Anstellungsvertrags-Dokument können mittels Blockfeldern abhängig von den Einstellungen des Vertrages Abschnitte ein- oder ausgeblendet werden, die Informationen bezüglicher studentischer Anstellung oder eines Minijobs enthalten. Zudem werden über normale Seriendruckfelder in der Vorlage Informationen zu Vertragsart, definierten Arbeitszeiten, Gehaltsinformationen und weiteren Vertragsdetails ausgegeben.


Hinweis: Eine in DispoCalc verwendete Dokumentvorlage ist ein normales Word-Dokument, keine im dotx-Format abgespeicherte Word-Vorlage.


Erstellen von Dokumentvorlagen

Um Dokumente erstellen zu können, müssen zunächst Dokumentvorlagen in die Dokumentvorlagenbibliothek hinzugefügt werden. Hierbei werden der Vorlage Informationen zugewiesen, für welche Objekte und in welchen Kontexten sie verwendet werden soll. Eine Anstellungsvertrags-Vorlage beispielsweise wird nur aus Mitarbeiter-Objekten und dort zur Erstellung von Verträgen sinnvoll eingesetzt werden, sie wird nicht im CRM/Kundenbereich als mögliche Dokumentvorlage angezeigt.