Die Auftragsverwaltung ermöglicht die Erfassung und Verwaltung von Aufträgen (ggf. bei Ihnen auch als Projekte bezeichnet). 

Was sind Aufträge/Projekte

Ein Auftrag - in manchen Fällen auch als Projekt bezeichnet - stellt einen laufenden Einsatz bei einem Ihrer Kunden dar. Aufträge beinhalten eine Positionsliste mit allen angebotenen und vom Kunden beauftragten Leistungen und bestellten Waren. Falls während der Laufzeit eines Auftrags Änderungen am Auftrag notwendig sind, können Auftragsrevisionen diese abbilden. Für jede Revision ist die Erstellung eigener Auftragsdokumente (Auftragsbestätigungen, Änderungsbestätigungen) möglich. In Aufträgen kann eine detaillierte Planung eingesetzter Mitarbeiter und anderer Ressourcen durchgeführt werden - hierzu stehen verschiedene Schichtmodelle bereit. Für ANÜ-Aufträge können Überlassungsverträge direkt aus dem Auftrag erstellt werden, und Aufträge unterstützen in diesem Falle alle wesentlichen Regelungen der IGZ/BZA zu den Themen Zuschläge (mit Zuschlagsverrechnung bei mehreren Zuschlägen), Equal Pay und Kontrolle der Höchstüberlassungsdauer.

Übersicht über die Verwaltung von Aufträgen

Einzelne Aufträge werden in Auftragsobjekten dargestellt und können in Auftragsobjektfenstern von DispoCalc-Benutzern bearbeitet werden. Hierzu gehören folgende Möglichkeiten:

  • Erfassung von Aufträgen der Basistypen Werkvertrag, Dienstvertrag oder ANÜ-Aufträge (Direkterfassung der Stammdaten oder basierend auf vorhandenen Angeboten und/oder Verkaufschancen)
  • Erfassung von Auftraggeber, Einsatzort, Rechnungsstelle, Rahmenverträgen und Bestellungen
  • Erstellen von Auftragspositionen (Dienstleistungen, Werkteile, Warenwirtschaftsartikel und Lohnleistungen, Textpositionen etc.)
  • Erfassen von eingesetzten Personen (internes oder externes Personal) bei Werk- und Dienstvertrag bzw. überlassenen Personen (bei ANÜ)
  • Kalkulation der Angebotspositionen (Verkaufspreise für Leistungen und Artikel, positionsgenaue Mehrwertsteuer-Angabe, Verwendung von Prozesspreislisten etc,)
  • Erstellung und Versand von Auftragsdokumenten (Auftragsbestätigungen, begleitende Dokumente)
  • Projektplanung (Gantt-basierte Projektplanung)
  • Überwachung von Auftragskennzahlen (Deckungsbeitrag, Kosten-Profit-Faktor für eingesetztes Personal etc.)
  • Setzen des Workflowstatus für Aufträge
  • Erfassung von Aktivitäten für Aufträge (E-Mails, Termine, Aufgaben, Anrufe, Notizen etc.)
  • Erstellung von Dokumenten basierend auf für die Auftragsverwaltung freigegebenen Dokumentvorlagen
  • Verwalten von Dateianlagen für Aufträge (z.B. Auftragsbestätigungen, Schriftverkehr etc.)

Hinweis: Abhängig von den Benutzerrechten, die Ihnen als Benutzer von DispoCalc durch Ihren Anwendungsadministrator zugewiesen worden sind, ist diese Funktion eventuell nicht, nur teilweise oder anders als hier beschrieben verfügbar. Wenden Sie sich im Zweifel an Ihren Anwendungsadministrator.

Die Ordner der Auftragsverwaltung sind standardmäßig im Anwendungsbereich "Vertrieb" verfügbar. Dort sind sie, wenn nicht durch Ihren Anwendungsadministrator anderweitig konfiguriert, unter dem Sammelordner "Aufträge" zusammengefasst.

Teilaufträge

Aufträge können über die Funktion "Teilaufträge" in mehrere einzelne Aufträge gesplittet werden. Teilaufträge werden als individuelle Positionsliste geführt und verfügen über eine individuelle Nummer, welche sich aus der Hauptauftragsnummer und einer in der Regel automatisch vergebenen Teilauftragsnummer zusammensetzt. Jeder Teilauftrag kann separat auf Dokumente ausgegeben werden (als Auftragsbestätigung oder in anderen Dokumenten) und kann separat zur Abrechnung freigegeben werden. Die Aktivierung von Teilaufträgen erfolgt auf der Detailseite Positionen des Auftragsobjektfensters über den Befehl "Auftragssteuerung" im Menüband.

Produktionsaufträge

Aufträge können über die Funktion "Produktionsaufträge" so eingestellt werden, dass für den Auftrag mehrere Produktionsaufträge mit wiederum mehreren Arbeitsstapeln erfasst werden können. Die Aktivierung von Teilaufträgen erfolgt auf der Detailseite Positionen des Auftragsobjektfensters über den Befehl "Auftragssteuerung" im Menüband. Weitere Informationen über Produktionsaufträge finden Sie im Abschnitt Produktionsaufträge verwenden dieses Handbuchs.