In DispoCalc erstellte Ausgangsrechnungen können per Workflow direkt in die Buchhaltung übernommen werden. Öffnen Sie hierzu eine erstellte Ausgangsrechnung aus einem Rechnungsordner oder aus einer Rechnungsliste in einem CRM-Kontakt oder einem Auftrag/Projekt wie gewohnt per Doppelklick. Im sich dann öffnenden Rechnungsfenster befindet sich auf der rechten Seite der Detailseite "Ausgangsrechnung" der Bereich Rechnungsverarbeitung. Dieser enthält Workflow-Optionen für die Rechnungsverarbeitung und darunter auch den Punkt Buchen.

Buchen einer Ausgangsrechnung

Klicken Sie im Ausgangsrechnungsfenster auf die Schaltfläche Buchen im Bereich der Rechnungsverarbeitung. Falls die Rechnung bereits gebucht wurde, erscheint ein entsprechender Hinweis und der (erneute) Buchungsvorgang wird abgebrochen. Ansonsten werden Sie in einer Sicherheitsabfrage um Bestätigung des Buchungsvorgangs gebeten. Nach entsprechender Bestätigung wird die Rechnung in die Buchhaltung übernommen.

Hinweis: Wenn eine Rechnung gebucht wird, die noch über keinen Beleg verfügt und daher noch keine Rechnungsnummer erhalten hat, wird mit dem Buchungsvorgang zusammen automatisch eine Rechnungsnummer aus dem entsprechenden Rechnungsnummernkreis verwendet. Ab diesem Moment ist die Rechnung dann inhaltlich nicht mehr abänderbar, d.h. alle Rechnungspositionen der Rechnung werden fixiert und können nicht mehr bearbeitet werden.


Hinweis: Eine gebuchte Rechnung oder eine Rechnung, für die Bereits ein Beleg (nicht Vorschaubeleg) erstellt wurde, kann nicht mehr gelöscht werden. Sie müssen derartige Rechnungen dann bei Bedarf stornieren, um sie aus den OPOS-Listen und der Buchhaltung zu entfernen. Stornos von Rechnungen können ebenfalls per Buchen in die Buchhaltung übernommen werden.

Was geschieht beim Buchen einer Ausgangsrechnung

Beim Buchen einer Ausgangsrechnung werden für jede entsprechende Position der Rechnung die entsprechenden Erlös- und Mehrwertsteuerkonten (passiv) sowie das entsprechende Debitorenkonto (aktiv) bebucht. Abhängig von den in der jeweiligen Position der Rechnung verwendeten Erlöskonten entstehen hier gesplittete Buchungen, welche im Buchungsjournal der Buchhaltung dann mit den jeweiligen Konten eingesehen werden können.