Eine Kundenabrechnung zur Erstellung von Kundenrechnungen können Sie auf verschiedene Weisen durchführen:


  • Direkt aus einem Auftrag/Projekt
    Wenn Sie einen geöffneten Auftrag/ein geöffnetes Projekt abrechnen möchten, klicken Sie im Menüband des Auftrags-/Projektfensters auf den Bereich "Fakturierung". Wählen Sie dann den Befehl "Rechnung für diesen Auftrag": Wenn Sie statt einer normalen Rechnung eine Abschlagsrechnung erzeugen möchten, wählen Sie stattdessen den Befehl "Abschlagsrechnung für diesen Auftrag". Wenn Sie nicht nur den gerade geöffneten, sondern alle Aufträge des Auftraggebers abrechnen wollen, wählen Sie den Befehl "Sammelrechnung" aus. Es öffnet sich das Dialogfeld Abrechnungs-Einstellungen".

  • Aus einem Auftrags-/Projektordner heraus
    Wählen Sie in einem Auftrags-/Projektordner den oder die Aufträge aus, welche Sie abrechnen wollen. Klicken Sie dann mit der rechten maustaste auf Ihre Auswahl und wählen Sie aus dem Kontextmenü den Befehl "Fakturierung". Im erscheinenden Untermenü können verschiedene Abrechnungsvarianten ausgewählt werden, darunter ebenfalls die normale "Kundenrechnung", die "Kunden-Abschlagsrechnung" und die Sammelrechnung.


  • Aus dem Tagesplanungs-Ordner oder der 2D-Einsatzübersicht heraus
    Ebenso wie aus Auftrags-/Projektordnern können Sie Aufträge/Projekte auch aus der Tagesplanung oder der 2D-Einsatzübersicht heraus abrechnen.


Hinweis: Wenn Sie mehrere Aufträge verschiedener Kunden zur Abrechnung auswählen, dann erstellt DispoCalc automatisch für jeden Kunden (bzw. für jede Rechnungsstelle des Auftrags oder der Aufträge) eine einzelne Rechnung. Ob auch für einzelne Aufträge einzelne Rechnungen erstellt werden oder mehrere Aufträge desselben Kunden auf einer Rechnung zusammengefasst werden, entscheidet das Abrechnungslevel, welches Sie im Dialogfeld für die Abrechnungs-Einstellungen vor dem Start der Abrechnung auswählen.

Dialogfeld "Abrechnungs-Einstellungen"

Nach Start der Kundenabrechnung öffnet sich das Dialogfeld "Abrechnungs-Einstellungen". Hier können Sie den gewünschten Rechnungsmodus (Kunden-Rechnung (ein Auftrag), Kunden-Abschlagsrechnung (gewählter Auftrag), Sammelrechnung etc.) noch einmal prüfen und ggf. neu setzen. Ebenso können Sie folgende weiteren Optionen angeben:

  • Abrechnungszeitraum/Stichtag: Geben Sie hier den zeitraum oder den Stichtag an, bis zu dem abgerechnet werden soll. DispoCalc sucht in diesem Zeitraum nach Leistungsdaten oder terminierten Artikelpositionen für die Erstellung der Rechnung(en)
  • Nummernkreis: Der gewünschte Rechnungsnummernkreis für die Abrechnung. In der Regel ist hier ein Standardnummernkreis vorgegeben und muss nicht geändert werden.
  • Rechnungsdatum: Das Rechnungsdatum zur Erstellung der Rechnung
  • Erstellungsdatum: Das Datum der Erstellung der Rechnung. Das Rechnungsdatum kann von diesem Datum abweichen (etwa bei rückdatierten Rechnungen). Das Erstellungsdatum kann für die Berechnung des Zahlungsziels auf der Rechnung und in der OPOS-Nachverfolgung berücksichtigt werden.
  • Rechnungs-Absender: Der Absender der Rechnung. Dies ist in der Regel Ihr Unternehmen. Falls mehrere Unternehmen in diesem DispoCalc-Mandanten verwendet werden können, können Sie das absendende Unternehmen hier auswählen.
  • Rechnungsstelle: Diese Option wird nicht immer angezeigt und erlaubt, die Rechnung statt an die im Auftrag hinterlegte Rechnungsstelle an einen anderen Empfänger zu richten. Achtung! Diese Option ist nicht dazu gedacht, Aufträge dauerhaft über eine andere Rechnungstelle als den Kunden/Auftraggeber abzurechnen. Für diesen Zweck sollte die Rechnungsstelle im jeweiligen Auftrag angepasst werden.
  • Erweiterte Einstellungen: Durch Klick auf diesen Link werden weitere Optionen für die Abrechnung angezeigt. Abhängig von Ihren Benutzerrechten sind nicht alle dieser Optionen für Sie verfügbar:
    • Bereits abgerechnete Datensätze berücksichtigen: Rechnet bereits abgerechnete Leistungsdaten erneut ab. Achtung! Dies kann zu Doppelberechnungen von Leistungen führen und sollte im Regelfall immer deaktiviert sein.
    • Ergebniszeilen mit Nullwerten mitführen: Standardmäßig werden Rechnungspositionen, die Nullergebnisse haben, nicht auf die Rechnung mitgeführt. Diese Option kann dies anpassen.
    • Gruppensummen im Vorschaufenster anzeigen: Diese Option ist aktuell nicht mehr in Verwendung.
    • Tagesgenau splitten: Ermöglicht die tagesgenaue Trennung von Arbeitszeiten, die über Null Uhr hinaus gehen. Diese Option ist nur in bestimmten angepassten Abrechnungsleveln verfügbar. Fragen Sie im Zweifel Ihren Anwendungsadministrator.
    • Ausführliche Protokollierung: Aktiviert die genauere Protokollierung während der Durchführung der Abrechnung (für Fehlerdiagnose geeignet)
    • Auch Fremdmitarbeiter abrechnen: Berechnet, wenn aktiviert, auch die Leistungen von Fremdmitarbeiter an den Kunden weiter. Diese Option sollte immer aktiviert sein.


Hinweis: DispoCalc speichert die von Ihnen gesetzten erweiterten Einstellungen für Ihren Benutzer, sodass Sie die Einstellungen bei der nächsten Abrechnung nicht erneut setzen müssen. Berücksichtigen Sie dies, wenn Sie eine der Optionen verändern.


Nach einem Klick auf "Weiter" gelangen Sie im Dialogfeld "Abrechnungs-Einstellungen" zur Auswahl des Abrechnungslevels. Abhängig von der für Sie freigegebenen Konfiguration und Ihren Benutzerrechten sind ein oder mehrere Abrechnungslevel verfügbar. Falls die entsprechende Option systemseitig gesetzt ist, führt DispoCalc vor Anzeige der Auswahl des Abrechnungslevels noch eine kurze Konsistenzprüfung der Leistungsdaten für den von Ihnen gewünschten Abrechnungszeitraum durch.


Nach Auswahl des gewünschten Abrechnungslevels wird die Abrechnung durchgeführt. Hierzu blendet DispoCalc am unteren rechten Bildschirmrand eine Fortschrittsanzeige ein und berechnet die Leistungsdaten.

Abschluss der Abrechnung

Nach Abschluss der Abrechnung zeigt DispoCalc in Abhängigkeit des verwendeten Rechnungsmoduls die Abrechnungsergebnisse an:

  • Bei Verwnedung des aktuellen Rechnungsmoduls wird eine Liste aller erstellter Rechnungen des Abrechnungslaufes angezeigt. Wenn Sie nur einen Auftrag abgerechnet haben, ist es wahrscheinlich, dass nur eine Rechnung erstellt wurde (außer, Sie verwenden einen Abrechnungslevel, der innerhalb eines Auftrages splitter, zum Beispiel pro Kalenderwoche Leistungsdaten eine Rechnung). Sie können die Rechnungen in der Liste einzeln öffnen, um sich die Rechnungsinhalte anzusehen, Belege für die Rechnungen zu erstellen und die Rechnungen ggf. in die Buchhaltung zu buchen.

  • Bei Verwendung des klassischen Rrechnungsmoduls wird ein Vorschaufenster aller Abrechnungszeilen angezeigt. Aus diesem Vorschaufenster heraus können Sie dann klassische Rechnungen als PDF erzeugen.