Der Unternehmenskalender ist ein Ordner, der standardmäßig in allen Anwendungsbereichen oben in der Ordnerliste angezeigt wird. Er zeigt zusammengefasst alle Termine an, die für Sie wesentlich sind. Neben Terminen, welche als Termin-Aktivität zu einem Objekt eingetragen wurden, werden hier auch von DispoCalc errechnete Termine wie Schulungstage, Wiedervorlagen von Dokumenten oder Objekten, ablaufende Gültigkeiten von Dokumenten, Geburtstage etc. angezeigt. Die folgende Grafik zeigt die Ansicht des Unternehmenskalenders an:

Inhalte des Kalenders

Der Unternehmenskalender in DispoCalc ist mehr als nur ein persönlicher Kalender, wie Sie diesen aus anderen Anwendungen wie z.B. Microsoft Outlook kennen. Er kümmert sich selbständig darum, Ihnen die Termine anzuzeigen, die Sie sehen dürfen und die für Sie relevant sind. Folgende Terminkategorien werden automatisch von ihm für Sie dargestellt (es sei denn, Sie haben die Ansicht auf ein oder mehrere dieser Kategorien ausgeschaltet): 

  • Termin-Aktivitäten, in welchen Sie als "Verantwortlich" eingetragen sind
    Dies sind Ihre Termine, welche Sie im Kalender selbstverständlich sehen können.
  • Termin-Aktivitäten für Objekte, welche Sie als Sachbearbeiter besitzen oder welchen Sie folgen
    Der Unternehmenskalender zeigt automatisch Termine an, die mit Ihren relevanten Objekten verbunden sind. So wird beispielsweise ein Termin für einen Kundenkontakt dann in Ihrem Unternehmenskalender angezeigt, wenn der Termin den Kontakt im "Bezogen auf"-Feld eingetragen hat und Sie der Sachbearbeiter des Kundenkontaktes sind oder diesem Kontakt folgen.
  • Termin-Aktivitäten für Objekte, deren Bereich sie folgen
    Der Unternehmenskalender zeigt automatisch Termine an, die mit Objekten verbunden sind, deren Bereich sie folgen. Wenn Sie zum Beispiel dem Bereich "Bewerber" folgen, werden alle Termine aller Bewerber angezeigt, unabhängig davon, ob Sie den einzelnen Bewerbern folgen oder Sachbearbeiter von ihnen sind.
  • Geburtstage von Kontakten
    Der Unternehmenskalender zeigt alle Geburtstage von Kontakten in Bereichen an, welche Sie einsehen dürfen (z.B. Mitarbeiter-Geburtstage, Kundenkontaktpersonen-Geburtstage etc.).
  • Wiedervorlagen von Dokumenten und Objekten
    Der Unternehmenskalender zeigt automatisch Wiedervorlagen von Dokumenten oder Objekten an, denen Sie folgen oder deren Sachbearbeiter Sie sind. Die Wiedervorlagen können aus Standard-Vorgängen resultieren (wie beispielsweise die Wiedervorlage bei Ablauf einer medizinischen Untersuchung Ihres Personals) oder in entsprechenden Workflow-Status der Objekte angegeben sein.

Filtern der Ansicht des Kalenders

Sie haben verschiedene Möglichkeiten, um die Ansicht des Kalenders Ihren Wünschen entsprechend zu filtern.

Anzeigen von Terminen von allen, eigenen oder gefolgten Elementen

Der Kalender bietet direkt im Menüband folgende Filterschaltfläche in der Gruppe "Sichtbarkeit" an, mit deren Hilfe Sie entscheiden können, welchen Basisinhalt der Kalender für Sie haben soll.

Mit Hilfe dieser Schaltfläche können Sie folgende drei Anzeigemodi auswählen:

  • Zeige alle Elemente an. Dies ist die Standardansicht. Es werden Termine aller Elemente angezeigt, auf die Sie Zugriff haben.
  • Zeige Elemente an, denen ich folge. Es werden Termine aller Elemente, denen Sie folgen, angezeigt. Auch Ihre "eigenen Elemente" sind hier dabei, denn diesen folgen Sie ja automatisch
  • Zeige meine Elemente an. Es werden nur die Termine von Elementen angezeigt, bei denen Sie als Sachbearbeiter oder Stellvertreter eingetragen sind.

Wichtig: Die Ansichten zur Filterung eigener, gefolgter oder aller Elemente beeinflussen nicht die Rechtefilterung. Auch in der Ansicht "alle Elemente" werden Sie nur diejenigen Elemente sehen, auf die Sie entsprechend berechtigt sind.

Filtern von Terminkategorien

Der Kalender bietet direkt im Menüband folgende Filterschaltfläche in der Gruppe "Sichtbarkeit" an, mit deren Hilfe Sie entscheiden können, welche Kategorien der Termine Sie anzeigen wollen.

Mit Hilfe dieser Schaltfläche können Sie einzelne Kategorien von Terminen ein- oder ausblenden lassen.

Synchronisieren des Unternehmenskalenders mit Outlook

Wenn Ihr Unternehmen Microsoft Exchange Server einsetzt, kann DispoCalc durch die Verwendung des DispoCalc Services für die Synchronisation mit Microsoft Exchange so konfiguriert sein, dass Termine, die für Sie im Unternehmenskalender sichtbar sind, automatisch in Ihren Outlook-Kalender übernommen werden. Welche Daten exakt übernommen werden sollen, können Sie in Ihrem Benutzerprofil angeben. Wichtig: Standardmäßig erfolgt die Synchronisation von Terminen nur von DispoCalc nach Microsoft Exchange und nicht anders herum. Dies liegt daran, dass DispoCalc Termine als Termin-Aktivitäten verwaltet, die auf vielfältige Weise mit Objekten und Workflows verknüpft sind und oftmals von mehreren Benutzern eingesehen und verwendet werden können. Es wäre unvorteilhaft, wenn ein solcher Termin durch eine unbedachte Aktion in Ihrem Outlook-Kalender (wie z.B. das versehentliche Löschen) dann plötzlich auch für andere Benutzer und vor allem in den verbundenen Objekten nicht mehr angezeigt werden würde. Das führende System für die Verwaltung von Unternehmensterminen auf bequeme und weitgehend automatisierte Art sollte daher DispoCalc sein.